Listen
Filterbasierte Listen
Mit einer filterbasierten Liste stellen Sie eine Personengruppe nicht Eintrag für Eintrag zusammen, sondern beschreiben sie anhand ihrer Eigenschaften. Die gewünschten Eigenschaften legen Sie durch einen oder mehrere relevante Filter fest:
- Die Anzahl der Personen, die die Kriterien der filterbasierten Liste erfüllen, wird zum Zeitpunkt der Erstellung festgelegt.
- In der erstellten Liste können Sie bei Bedarf auch Personen ausschließen, die zwar den Filterkriterien erfüllen, aber aus bestimmten Gründen nicht auf die Liste sollen.
- Eine nachträgliche Aktualisierung oder Veränderung der Liste wird in Versionen der erstellten Liste nachgehalten.
Beachten Sie
Bevor Sie eine Liste erstellen können, müssen Sie über die entsprechende Berechtigung »Unternehmen, Personen-Profile und Touchpoints erstellen und bearbeiten« verfügen. Für die Sichtbarkeit filterbasierter Listen gelten dieselben Regeln wie für manuelle Listen.
Eine filterbasierte Liste erstellen
- Wechseln Sie in den Reiter »Listen«.
- Klicken Sie auf »Neue filterbasierte Liste«.
Sie öffnen den Editor, in dem Sie den Filter zusammenstellen.
- Legen Sie Ihre Filterbedingungen fest (siehe Filter zusammenstellen).
- Vergeben Sie oben einen aussagekräftigen Namen für die Liste.
- Klicken Sie abschließend auf »Erstellen«.
Tipp
Während Sie den Filter bearbeiten, zeigt Ihnen die Unterzeile fortlaufend an, wie viele Personen aktuell auf die Bedingungen zutreffen (»aktuell N Personen in der Liste«). So sehen Sie sofort, ob Ihr Filter zu weit oder zu eng gefasst ist.
Filter zusammenstellen
Der Filter folgt demselben dreigliedrigen Baukastensystem, das unter Filtern und Sortieren beschrieben ist:
- Wählen Sie die relevante Spalte aus.
- Legen Sie das Kriterium (z. B. »ist gleich«) fest.
- Geben Sie den Wert an, nach dem gefiltert werden soll.
Eine Bedingung wird erst berücksichtigt, wenn Spalte, Kriterium und Wert vollständig gesetzt sind.
In unserem Beispiel wollen wir mithilfe eines Filters alle Kunden aus Berlin und München als Liste erfassen. Auf gleiche Weise können auch noch komplexere Zielgruppen abgebildet werden, zum Beispiel alle Personen der »cobra GmbH«, die entweder »Meier« heißen oder eine Position im »Support« haben.
Aktive Filter ansehen und anpassen
- Wechseln Sie in die Listenübersicht und wählen Sie die relevante Liste aus.
- Klicken Sie auf das rechte Filtersymbol »Filter anzeigen«.
Der aktuell gesetzte Filter wird unter »Aktive Filter« angezeigt. Jede Bedingung erscheint als Element mit Feld, Kriterium und Wert. Zwischen den Gruppen steht eine »ODER«-Trennung.
- Klicken Sie auf »Filter bearbeiten«.
- Über das »✕«-Symbol an einem Element entfernen Sie die jeweilige »ODER«-Bedingung.
- Mit das »🗑«-Symbol am Ende einer Zeile verwerfen Sie den Filterausdruck.
- Klicken Sie auf »＋ Bedingungen hinzufügen«, um weitere Bedingungen zu ergänzen.
- Klicken Sie abschließend auf »Filter übernehmen«, um Ihre Änderungen zu speichern.
Jede dieser Änderungen wirkt sofort und erzeugt eine neue Version der Liste (siehe Versionen einer filterbasierten Liste).
Liste aktualisieren
Eine filterbasierte Liste hält den zuletzt ermittelten Stand fest – erkennbar an der Angabe »Stand …« im Listenkopf. Änderungen an Ihren Daten (neue Personen, geänderte Eigenschaften) fließen erst ein, wenn Sie die Liste aktualisieren.
Tipp
Aktualisieren Sie die Liste vor wichtigen Aktionen (z. B. vor einem Serienbrief oder einer Kampagne), damit sie den aktuellen Datenbestand widerspiegelt.
Personen aus einer Liste ausschließen
Manchmal treffen einzelne Personen zwar auf den Filter zu, sollen aber nicht in der Liste erscheinen. Mit einer filterbasierten Liste können Sie solche Treffer gezielt ausschließen, ohne den Filter ändern zu müssen. Ausgeschlossene Personen bleiben auch nach einer Aktualisierung ausgeblendet.
Beachten Sie
Personen können nicht einzeln von Hand zu einer filterbasierten Liste hinzugefügt werden, da sich ihre Zugehörigkeit aus dem Filter ergibt (abzüglich der Ausschlüsse). Wenn Sie eine vollständig handverlesene Auswahl benötigen, verwenden Sie eine manuelle Liste.
Versionen einer filterbasierten Liste
Jedes Mal, wenn Sie den Filter ändern, speichert cobra CRM Cloud den vorherigen Stand als Version. So können Sie Anpassungen jederzeit nachvollziehen und bei Bedarf zu einem früheren Filterstand zurückkehren.
- Wechseln Sie in die Listenübersicht und wählen Sie dort die entsprechende filterbasierte Liste aus.
- Klicken Sie auf die angezeigte »Version« der Liste.
Über die Versionsübersicht können Sie eine frühere Version ansehen und mit »Version aktivieren« wieder in Kraft setzen.
Tipp
Die Ansicht einer früheren Version zeigt den damaligen Filter schreibgeschützt an. Erst mit »Version aktivieren« wird diese Version wieder zur aktiven Liste.
Gelöschte Personen
Wird eine Person in cobra CRM Cloud gelöscht, ist sie vollständig entfernt und erscheint in keiner Liste mehr. Damit die Lücke sichtbar bleibt, weist der Listenkopf darauf hin, wenn Einträge betroffen sind:
X Personen wurden gelöscht und werden nicht mehr angezeigt.
Aus einer filterbasierten Liste eine manuelle Liste erstellen
Manchmal möchten Sie den aktuellen Stand einer filterbasierten Liste festhalten, beispielsweise um zu dokumentieren, welche Personen Sie für eine bestimmte Kampagne angeschrieben haben. Erzeugen Sie dazu aus der filterbasierten Liste eine manuelle Liste.
- Wechseln Sie in die Listenübersicht und wählen Sie dort die entsprechende filterbasierte Liste aus.
- Klicken Sie rechts oben auf das »...«-Symbol.
- Wählen Sie »als manuelle Liste speichern«.
Die so erstellte manuelle Liste enthält zum Zeitpunkt der Erstellung eine feste Auswahl der passenden Personen und verändert sich anschließend nicht mehr. In der Herkunftsangabe ist vermerkt, aus welcher filterbasierten Liste und aus welcher Version sie erzeugt wurde.
Beachten Sie
Personen können nicht einzeln von Hand zu einer filterbasierten Liste hinzugefügt werden, da sich die Zugehörigkeit ausschließlich aus dem Filter ergibt. Wenn Sie eine handverlesene Auswahl benötigen, verwenden Sie eine manuelle Liste.